全国に緊急事態宣言が発令され、慣れない在宅勤務をされている方も多いだろう。一方で、段々と環境にも慣れてうまく仕事を運んでおられる方もいるかもしれない。読者の皆さんとともに、この状況下で、リモートワーク、在宅勤務を充実したものにするため、私の所属する法律事務所で共有している10のヒントを提供する。
私の法律事務所に所属する世界各国の800人を超える弁護士が実践している、在宅ワークのコツの結集だ。
既に取り組まれていることも多いと思うが、読者の皆さんに読んでいただき、感想をいただければ私自身もさらに充実した仕事環境を手に入れられるだろうと考えている。
弁護士という職業ならではの部分は、みなさんにも応用しやすい内容に少し変えてみた。実践しやすい内容になっていると思う。
1.ワークスペースと生活スペースを明確にする
ワークスペースは一日の長い時間を過ごすことになる場所であるから、なるべく明るく、快適な場所を仕事をする場所としっかり決める。
集中できる静かな場所が良いに越したことはないが、仕事用に部屋が用意できないこともあるだろうから、最小限でかまわないので「ここが仕事場」という線引きをし、ヘッドフォン等を使用して、パソコンんの画面にはなるべく一つの作業のみを表示する。あれもこれもと、集中力が分散せずに済む。
2.モーニングルーティンの確立
毎日同じ時間に起きることを心がけ、作業をするために、自宅でも部屋着のままではなく、きちんと着替えをする。（※私たちの事務所はカジュアルな服装が一般的なのだが）気持ちの切り替えのために着替えよう。
3.実際に作業スケジュールを作成する
営業時間を決めておくことはとても重要である。すぐに仕事に就ける環境にあるからと延々と働いてしまっては生活を帯びやかしてしまう。家族や同僚、友人にも就業時間を明確に伝えることで、自分が集中できる時間を確保することにもつながり、相手の生活スタイルに敬意を払うことにもつながる。
そして、就業時間外では同僚や友人、家族とコミュニケーションを図ることで、翌日も円滑に仕事を進められるようにしておこう。
4.定期的に休憩をとる
通勤しないということは今まで通期に充てていた時間を節約することにもつながるが、通勤することで得られていた肉体的、精神的変化を得にくくなっている。コーヒーブレイクや家の中、あるいは許されている運動のための外出をアレンジして休憩をすることが大切。
5.コミュニケーション！ コミュニケーション！ コミュニケーション！
同僚とオンライン上でコミュニケーションを図ろう。定期的にオンラインや電話で話をしたり、急ぎの時はメールではなく電話をお勧めする。何時間もメールのやり取りをするよりも、直接顔を合わせられないこの状況下においても、同僚との友情ををはぐくむことにつながるだろう。
6.現状を明確にする
多くの人が緊急事態宣言に伴って、様々な問題に直面しているだろう。育児、子供の教育環境、そして、家族や親類などの介護など、自分では抱えきれない問題もあるかもしれない。
また、会社にいればすぐわかるようなスタッフがほかの同僚や上司から仕事を頼まれて忙しいかという状況にあることに気づけなくなってしまうことも多い。それは自分にも当てはまることで、あなた自身が困難な状況であることはリモートワークでは見えにくい。
自分がどのような状況にあるか速やかに仲間に伝え、相手の状況も推測ではなく、双方の状態を確認することで仕事を順調に運ぶことができるだろう。
7.整理と計画
自分やチームのタスクリストを作成し、毎日アップデートする。日々の仕事の具体化と優先順位をつけるのに役立つ。また、管理する立場にある者は、そうすることで見えなくてもマネジメントができるので、チームの目的や一定のルールを共有するのにとても役立つだろう。
8.心身の健康に注意する
ウォーキング、ランニング、ヨガ、縄跳びなど自分自身が楽しいと感じる運動を毎日行う。運動は健康や免疫システムにも作用し、気分を高めることもできる。ストレスを和らげるために、深呼吸をするだけではなく、読書や歌、瞑想、ゲームなども取り入れて、心身のバランスをとることに心がけたい。
9.忍耐強く、思いやりを持つ
今は、誰にとっても試練の時である。愛する家族、同僚、そして友人、彼らが抱える問題も自分と同様であることを意識しよう。一人ひとりが抱えている困難はみんなの仕事や生活に影響を与える可能性があることを心に留めておこう。
困難な時をともに乗り越えられるように、出来る限りまわりのサポートをするのだ。そうすることで、自分にハッピーな気持ちを共有できる。
10.トップは明確にリモートワークをしてほしいと伝える
トップがはっきりと「出社は禁止、リモートワークを」と言わないがために、職場で仕事をしているスタッフがいるかもしれない。明確な言葉でトップがリモートワークを勧めて、スタッフ全員の安全と健康を確保することに努めよう。
こうして言われてみると、どれも「当たり前」に感じるかもしれないが、心身の健康と良い人間関係を築き、保つことが仕事にも、生活にも重要である。こうした同じ心がけを共有できるとよい循環が生まれるだろう。ともにこの困難を乗り越えていこう。
（編集：榊原すずみ）