紙の請求書の作成、決済のハンコ押し…。
コロナ禍で在宅ワークを導入する企業の動きが加速した一方、「紙ベース」で業務をする各社の経理担当者の多くは、働き方が変わらず従前通り出社を余儀なくされた。
「コロナを経験した今変わらなければ、この先ずっと変わらない」
こうした問題を受け、ネット決済の代行サービス企業が、紙の帳簿書類の電子化を推進するプロジェクトをスタート。大手銀行を含め50社が賛同し、7月2日、キックオフの記者会見を開いた。
■あの頃、経理担当者たちは…
「経理担当の私だけ、ほぼ毎日出社してる…」
「書類はテレワークで作れるのに、銀行印のたった一押しのためだけに出社。どうにかなってほしい」
「経理はコロナなんて関係ない。紙文化でリモートできない」
緊急事態宣言の発令中、ネット上には出社せざるを得ない経理担当者の“悲鳴”があふれた。
名古屋市内の商社の経理部門で働く20代女性も、そうした事情に悩まされた一人だ。
宣言の発令中、勤務先の会社は出社でも在宅でも、社員それぞれが好きな勤務形態を選べるように配慮した。周りが在宅ワークをどんどん取り入れる中、女性はほぼ毎日出社した。
「主な取引先の銀行員と、紙の手形や小切手の受け渡しをするので、どうしても会社に行くしかありませんでした。社内向けの支払いの依頼書や伝票も、昔ながらのフォーマットで他部署の押印が必要。業務は紙ベースでデータ化は全然進んでいませんでした」
感染の不安を抱えながら、往復1時間半かけて通勤。家族や友人からも心配され、心苦しかった。だが女性は、請求書の電子化によるメリットは「リモートワークできることだけじゃない」と言う。
「これまでは臨時の支払いが発生した時に、わざわざ各部署にハンコをもらいに走り回っていました。紙の書類を手作業で打ち込むことでタイプミスも生じやすい。書類のデータ化でこういう無駄で雑多な業務がなくなれば、経理担当者を少人数で回せたり、空き時間で簿記などの勉強ができたりすると思います」
■テレワーク「週に0日」が半数
7月2日に開かれたプロジェクト発足の記者会見で、ROBOT PAYMENT代表取締役社長の清久健也氏が登壇。「経理はIT化しやすい分野にも関わらず、効率化や業務改善が進まず、コロナによって以前から存在していた課題が可視化された。今のタイミングを逃すと、経理の働き方を大きく変えることは難しくなる」と強調した。
同社が6月中旬、全国の経理担当者1000人に実施したアンケートでは、テレワークを「全くできなかった」「ほとんどできなかった」と回答した人は69.1%だった。全ての回答者のうち約半数が、テレワークの日数が「週に0日」と答えた。
「紙の請求書業務が、テレワークを阻害した要因になっていたか」の問いには、59.1%が「とてもなっていた」「少しはなっていた」と回答。請求書の電子化が進むメリットを尋ねる質問には、「印刷代・切手代・郵送代が浮く」「在宅ワークが可能になる」の順で多かった。
■経理の働き方を変えたい
ハンコを必要とする習慣がテレワークのハードルになっているとして、内閣府などは6月19日、押印についてのガイドライン をまとめ、他の手段で代替できることを示した。
10月1日には、改正電子帳簿保存法が施行される。請求書や契約書など国税に関わる帳簿書類を、電子データで保存する規制が緩和される。
プロジェクトでは、改正法の施行に向け、プロジェクトの賛同企業を募るほか、署名を集めて経産省に提出する予定。「国内企業に占める、電子化サービスを導入する企業の割合を半数にする」ことを目標に掲げる。
清久氏は会見で「紙ベースの作業の電子化が進むことで、経理担当者が企業の経営に直結した業務に注力できるようになる。経理の新しい働き方を作り上げたい」と述べた。