社会人の業務連絡に課題あり！ 個人SNSを仕事に使う人は38%
社内ツールのIT化がイマイチ進んでいない企業で働いていると、結局プライベート用のスマートフォンにも電話がかかってきたり、オンオフの切り替えができない場合が多い。なかでも、FacebookやLINEなど、プライベートSNSで仕事することは、働く上で大きな弊害がある。ハフポストが実施したアンケートによると、「日常的に個人のSNSを仕事連絡に使っている」人は38%。
なぜ、業務連絡にプライベートSNSが使われてしまうのだろうか。一部読者に聞いたところ「メール以外にカジュアルな連絡手段がないため（30代）」「気軽に連絡ができるため（20代）」「すぐに返信しなければいけない案件はスマホからチェックしたいので（40代）」など、利便性を求めてこの状況がうまれているようだ。
一方で「休日に上司から仕事の連絡がきて憂鬱になったことがある」と回答した人は、575人中、76%もいた。「メールよりもLINEのほうが気軽に連絡をしやすいようで、時間外にも業務連絡がどんどん届くようになってしまった（20代）」「突然上司からの連絡がくると、休日も心が休まらない（30代）」など、気が重くなる人が多いようだ。
今回はどんな背景があるのか詳しく探るために、働き方に悩みを持つ30代のビジネスパーソンをお招きし、ハフポスト日本版スタッフ・川口を交えた覆面座談会を実施した。参加してくれたのは、教育サービス業界で働くAさんと、マスコミで働くHさん。それぞれ、コミュニケーション上、どんな課題があるのか、それはすぐに解決できる問題なのか？ まずは聞いてみた。
まず飛び出した一番の悩みは「個人SNSに連絡がくる」
川口
今回は覆面座談会ということで、社内ツールやコミュニケーションなど、仕事上で困っていることをざっくばらんにお話ししていただきます。早速ですが、おふたりが会社でモヤモヤしていることは？
Aさん
個人のスマホにガンガン連絡が届くんです。僕の職場は結構古い体質なので、困っていることだらけです。まず、会社からスマホを支給されたのですが、メールもシステムも、PCからしか閲覧できないんです。だから結局使われなくて、個人SNSを利用していますね。
Hさん
それはつらい。ウチも、直行直帰しづらい空気ですね。勤怠も含めて、オフィシャルな連絡は、メールと電話。「今、メールしました。ご確認ください」なんて電話をかけることも、よくあります。
川口
それは面倒ですね。電車に乗っている時間は通話もできないし、判断を急がなければいけないとき、困ってしまいますね……。
Hさん
そんな状況だから結局、LINEやFacebookメッセンジャー、SMSでやりとりしちゃっています。誤爆のリスクがあるし、休日にのんびりしていても、LINEだと「まずい、既読をつけちゃった！」と焦ることも。
川口
わかります。営業だと即レスを求められるから、つらいですよね。もちろんチェックはするし返すけど、一度会社で確認しなきゃいけないこともある。休日、個人宛に届いてきてしまうと、焦りますよね。
Aさん
個人のSNSを使うのは嫌ですよ。切り替えができないし、仕事用に使うなら、投稿内容も気を使わなきゃいけないし。
Hさん
プライベートで使うツールに仕事が飛び込んでくるのは嫌ですよね。セキュリティ上の問題もあるし。
情報伝達がまさかの紙ベース！
Aさん
他にも悩みはたくさん。営業で終日外出する日も多いというのもあるんですけど、とにかく他の同僚が何をしているのかがわからないんですよね。他部署との連携もナシ。月1回、紙の資料をドン！ と渡されて共有されるんですけど、分厚すぎて、細かいところまで読んでいられない……。
Aさん
とにかく古い会社なので、社内の情報共有は紙ベースなんです。毎日、何かしらの資料を大量に印刷していますね。「社内情報共有」の資料に、各自の印鑑を押す、回覧板システムです。紛失するリスクもあるし、荷物も増えるし、印刷経費も無駄だと思ってしまいます……。業務引き継ぎの際には、毎回混乱です。
Hさん
ウチもそこまでではないけど、引き継ぎなどは困ることが多いです。それぞれの資料がどこに保存されているかわからなくて、属人的になってしまうことがあります。データをローカル保存したまま退職されると、地獄ですよ。
川口
チャットツールなどでリアルタイムで報告・やりとりをすれば、解決できます。ハフポストでは「Slack」を導入していて、社内の発言や知見も、オンライン上に集約しているのであとから簡単に検索できます。「誰のアイデアか」「誰が行動を起こしたか」もログが残るので、評価にも繋がるのだと思います。
Hさん
お礼やケアのためにも、いつ、誰がした発言なのか、わかるのはありがたいですね。
Aさん
みんなの仕事の動きが具体的にわかったら、無駄な作業も減るだろうな。
非効率なミーティングや、水面下のやりとりに疲弊
Aさん
「非効率なミーティング」も、多くないですか？ 情報共有・進捗確認のため“だけ”の社内会議に、業務時間が割かれてしまうんです。これも、普段から情報共有をマメにしていれば解決できるような気がするんですよ。あとは、「会議前に水面下で根回しが必要」だったり。
川口
中には「喫煙所で非公式の会議が行われている」なんて現象もありそうですね……。
Hさん
困ったことに、本当にあるんですよね……。
Aさん
会議以外に、公式なコミュニケーションの場がない。共有しておきたいけど、メールは埋もれちゃうし、すぐ見てもらえるかわからないし。
川口
口頭でのやりとりはログがのこらないため、「言った、言わない」の水掛け論になりがちですよね。弊社の場合は、普段からチャットでフランクにやりとりしていますね。
Hさん
それはいいなあ。仕事も早く進みそうです。
川口
軽めのやりとりに慣れていくと、それぞれの距離が縮まるのかもしれませんね。
忖度なしの覆面座談会では、さまざまな苦労が語られた。一番の問題は、これらの苦労が上層部や情報システム部門が把握していない水面下で発生していることだ。
ビジネスチャットツール「Slack」なら、これらの悩みも解決
ビジネスチャットツール「Slack」なら、普段からカジュアルに、やりとりができる。もちろんスマートフォンアプリもあり、電車遅延による勤怠連絡も、駅からすぐ投稿できるし、ちょっとした共有も気軽に可能だ。案件・部署ごとに「チャンネル」を作成すれば、トピックごとに情報が整理できるし、検索機能であとから簡単に発言を振り返れる。
働き方・情報共有の苦労も、チャットを使えば現場負担が軽減されるだろう。個人SNSで仕事をされてしまうと、労働時間も把握できない。「Slack」なら、週末や休暇時に使える「通知をオフにする」「おやすみモード」もあり、オン・オフの切り替えもしやすい。
マメな連携と業務の可視化がどこからでもできれば、社外で動くことが多い営業職だけでなく、時短勤務やリモートワークにも役立つ。ビジネスチャットツール「Slack」の導入は、それぞれの社員の働き方改善の後押しをしてくれるだろう。
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